Com um maior volume de dados disponíveis na era digital, tornou-se necessária a aposta na gestão da informação para empresas, isso com o objetivo de obter, distribuir e usar as informações com segurança.
Em síntese, esta era da quarta revolução industrial, tem grande impacto nos meios de produção e sua principal característica é a indústria inteligente.
Nela os dados possuem um papel estratégico. Eles estão no centro de uma série de rotinas, sendo necessários para compor o conhecimento.
Sendo assim, toda organização deve sempre garantir o acesso rápido e seguro às informações.
A seguir, explicaremos o conceito de gestão da informação, fundamental para a transformação digital.
O que é Gestão da Informação?
A gestão da informação envolve vários conceitos de gerenciamento, ou seja, planejamento, organização, processamento e criação de relatórios de atividades de informação.
De acordo com Davenport, um dos estudiosos mais importantes da área, no livro Ecologia da informação, a Gestão de informação é “Um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as empresas obtêm, distribuem e usam a informação e o conhecimento”.
Thomas H. Davenport é professor emérito de Tecnologia da Informação e Administração da Babson College, fellow do Center for Digital Business do MIT, cofundador e diretor de pesquisas do International Institute for Analytics e consultor sênior da Deloitte Analytics.
Assim, o autor americano estabeleceu quatro passos básicos para a realização do gerenciamento da informação:
- determinação dos requisitos ou necessidades de informação;
- captura;
- distribuição;
- uso das informações.
Eventualmente, as possibilidades expandiram-se. Como resultado, administrar as informações das empresas pode ou não incluir as diversas etapas. Conheça-as a seguir.
Etapas da Gestão da informação para empresas
- Coleta: reúne dados com potencial para gerar informações úteis
- Identificação: define-se as fontes necessárias de acordo com um sistema pré estabelecido. Exemplo: dados de cadastro no site, ligações, emails.
- Classificação: ocorre categorização das informações bem como a definição do nível de acesso de quem pode acessar, editar e compartilhar;
- Armazenamento: cria-se um banco de dados;
- Processamento: faz-se o tratamento da informação, inclusão de criptografia, derivação de formatos e etc;
- Seleção: escolhe-se as informações mais relevantes;
- Comparação: dados são relacionados e comparados (por muitas vezes com uso de planilhas) para análises;
- Distribuição ou Disseminação: disponibiliza-se a informação aos gerentes bem como funcionários garantindo o compartilhamento seguro e controlado dos dados;
- Avaliação ou Análise: análise dos dados para auxiliar na tomada de decisão pretendida.
Agora, veja as vantagens de focar sua estratégia em uma boa gestão de informação.
Benefícios da era digital e da Gestão da Informação para as empresas
As novas perspectivas de gerenciamento trazidas com a era digital envolvem inúmeras melhorias. Sobretudo, elas permitem o aperfeiçoamento de processos internos, de tomadas de decisões, da comunicação em equipe, o aumento da produtividade, além de reduzir custos.
A segurança dos dados da companhia e de seus clientes também é destaque. Então, uma boa gestão de informações garante prevenção de ciberataques, e tem benefícios ligados à organização, armazenamento e compartilhamento adequado de dados.
As Tecnologias como Big Data e automações permitem a aproximação da empresa com seus clientes, tornando as experiências dos usuários personalizadas.
Os dados coletados podem ser usados para impulsionar o consumo e também, garantir estratégias específicas para cada momento da etapa de compra.
Por meio de tecnologias como o Google Analytics, profissionais do e-commerce e gestores têm acesso a dados de inteligência de mercado, bem como do comportamento do consumidor, para desenvolver ou melhorar produtos e estratégias.
Acompanhe alguns passos que você pode dar para gerenciar suas informações e iniciar a caminhada na transformação digital da sua empresa:
Passos necessários para gestão de informação eficiente
A implementação do gerenciamento de dados dá a possibilidade de melhorar a performance geral da organização. Contudo, para isso é preciso dar alguns passos e você pode começar agora:
1. Crie um planejamento
Primordialmente, deve-se fazer um estudo dos pontos que podem ser aperfeiçoados com uso da tecnologia e de profissionais inovadores. Neste planejamento é útil avaliar orçamento, ferramentas, equipes e cultura do empreendimento.
2. Invista em soluções de tecnologia
O investimento em ferramentas digitais e soluções de TI são fundamentais para auxiliar profissionais a construírem uma melhor comunicação e um fluxo de atividades que valoriza a produtividade. Elas também poderão oferecer insights para setores de sua empresa e automatizar processos.
Ao considerar a compra tal qual a assinatura delas, verifique APIs, integrações, recursos de segurança e disponibilidade das equipes de atendimento dos produtos e serviços.
3. Integre sistemas e equipes
Integrações entre sistemas e equipes são fundamentais para um ambiente mais sinérgico. Sobretudo no caso dos sistemas de tecnologia, a integração torna o setor de TI mais seguro e eficaz, garantindo a integridade de dados e a gestão das rotinas de segurança.
Além disso, a inovação é muito impulsionada por ambientes multidisciplinares. Por isso, é essencial estimular grupos de colaboradores capacitados e abertos a mudanças, que comuniquem-se bem entre os departamentos.
4. Organize as informações , defina regras de acesso e priorize a integridade dos dados
Organização, categorização e taxonomias pré estabelecidas são cruciais para garantir a rastreabilidade dos registos.
Nesse contexto, boas políticas de gestão da informação devem ser estruturadas com regras de acesso, monitoramento e armazenamento.
Atualmente, a computação em nuvem permite o armazenamento, uso e consumo das informações a partir de dispositivos conectados à internet. Portanto ela é uma das melhores opções para empresas, por facilitar o trabalho remoto, o registro do histórico de alterações e muito mais.
Do mesmo modo, o G Suite tem esta função. É um serviço do Google que oferece um pacote integrado de apps seguros de colaboração e produtividade na nuvem para criação e armazenamento de informações.
5. Crie projetos e laboratórios de inovações
Testar ideias antes de implementá-las reduz falhas. Dessa forma, promover projetos em sprints ou etapas permite alterações rápidas que corrigem problemas entre sistemas.
Um laboratório para uso de tecnologias também propicia respeito a curva de aprendizado das novas tecnologias que estão a serviço das empresas, por exemplo: inteligência artificial e internet das coisas.
Logo, isso garante um impacto positivo nas ações futuras e diminui o desconforto das equipes. Capacitar e engajar times é primordial para garantir a transformação digital.
Resumidamente, a gestão da informação para empresas possibilita uma inovação disruptiva, por meio do bom uso de dados, reduzindo riscos. Ela aumenta a autonomia de colaboradores e, além disso, melhora a experiência de consumidores e parceiros de negócios.
Então, comece hoje mesmo! Se você já aplica um desses passos em sua empresa, conte sua experiência nos comentários.
