Ricardo Cabianca Propósito: desenvolver negócios que causem real impacto positivo na sociedade.

Gestão da informação para empresas: como dar os primeiros passos

4 min | leitura

Gestão da informação

A era digital possibilitou uma imensa mudança no âmbito tecnológico, assim como nas formas de pensar, trabalhar e viver. Com um maior volume de dados disponíveis, tornou-se necessária a aposta na gestão da informação para empresas, isso com o objetivo de obter, distribuir e usar as informações  com segurança.

Essa era, também reconhecida como sendo a quarta revolução industrial, teve grande impacto nos meios de produção e sua principal característica foi e ainda é a indústria inteligente.

Nela os dados possuem um papel estratégico. Eles estão no centro de uma série de rotinas, sendo necessários para compor o conhecimento. Logo, toda organização deve sempre garantir o acesso rápido e seguro às informações.

Por possibilitar a transformação digital, o conceito de gestão da informação é muito importante e será melhor explicado a seguir, confira:

O que é Gestão da Informação?

A gestão da informação envolve vários conceitos de gerenciamento, como planejamento, organização, processamento e criação de relatórios de atividades de informação.

Thomas H. Davenport é um dos estudiosos mais importantes da área, professor emérito de Tecnologia da Informação e Administração da Babson College, fellow do Center for Digital Business do MIT, cofundador e diretor de pesquisas do International Institute for Analytics e consultor sênior da Deloitte Analytics. Davenport definiu a Gestão de informação em seu livro Ecologia da informação. Para ele, a gestão da informação se conceitua como “Um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as empresas obtêm, distribuem e usam a informação e o conhecimento

Assim, o autor americano estabeleceu quatro passos básicos para a realização do gerenciamento da informação: determinação dos requisitos ou necessidades de informação; captura; distribuição; e uso das informações. 

Com o tempo, as possibilidades expandiram-se. Por conta disso, administrar as informações das empresas pode ou não incluir as diversas etapas.

Etapas da Gestão da informação para empresas

  • Coleta: reúne dados com potencial para gerar informações úteis 
  • Identificação: define-se as fontes necessárias de acordo com um sistema pré estabelecido. Exemplo: dados de cadastro no site, ligações, emails.
  • Classificação: ocorre categorização das informações para serem facilmente encontradas durante o armazenamento e  define-se o nível de acesso de quem será autorizado a acessar, editar e compartilhar;
  • Armazenamento: cria-se um banco de dados; 
  • Processamento: faz-se o tratamento da informação, inclusão de criptografia, derivação de formatos e etc;
  • Seleção: escolhe-se as informações mais relevantes;
  • Comparação: dados são relacionados e comparados (por muitas vezes com uso de planilhas) para análises;
  • Distribuição ou Disseminação: disponibiliza-se a informação aos gerentes e funcionários garantindo o compartilhamento seguro e controlado dos dados;
  • Avaliação ou Análise: análise dos dados para auxiliar na tomada de decisão pretendida.

Agora, veja as vantagens de focar sua estratégia em uma boa gestão de informação.

Benefícios da era digital e da Gestão da Informação para as empresas

As novas perspectivas de gerenciamento trazidas com a era digital envolvem inúmeras melhorias. Elas permitem o aperfeiçoamento de processos internos, de tomadas de decisões, da comunicação em equipe, o aumento da produtividade, além de reduzir custos.

A segurança dos dados da companhia e de seus clientes também é destaque. Uma boa gestão de informações garante prevenção de ciberataques, e tem benefícios ligados à organização, armazenamento e compartilhamento adequado de dados e mensagens. 

Tecnologias como Big Data e automações permitem a aproximação da empresa com seus clientes, tornando as experiências dos usuários personalizadas. Os dados coletados podem ser usados para impulsionar o consumo e garantir estratégias específicas para cada momento da etapa de compra.

Por meio de tecnologias como o Google Analytics, profissionais do ecommerce e gestores têm acesso a dados de inteligência de mercado e do comportamento do consumidor para desenvolver ou melhorar produtos e estratégias.

Acompanhe alguns passos que você pode dar para gerenciar suas informações e iniciar a caminhada na transformação digital da sua empresa:

Passos necessários para gestão de informação eficiente

A implementação do gerenciamento de dados dá a possibilidade de melhorar a performance geral da organização. Para isso é preciso dar alguns passos e você pode começar agora:

1. Crie um planejamento 

É importante fazer um estudo dos pontos que podem ser aperfeiçoados com uso da tecnologia e de profissionais inovadores. Neste planejamento é útil  avaliar orçamento, ferramentas, equipes e cultura do empreendimento. 

2. Invista em soluções de tecnologia 

O investimento em ferramentas digitais e soluções de TI são fundamentais para auxiliar profissionais a construírem uma melhor comunicação e um fluxo de atividades que valoriza a produtividade. Elas também poderão oferecer insights para setores de sua empresa e automatizar processos.

Ao considerar a compra ou assinatura delas, verifique APIs, integrações, recursos de segurança e disponibilidade das equipes de atendimento dos produtos e serviços.  

3. Integre sistemas e equipes

Integrações entre sistemas e equipes são fundamentais para um ambiente mais sinérgico. No caso dos sistemas de tecnologia, a integração torna o setor de TI mais seguro e eficaz, garantindo a integridade de dados e a gestão das rotinas de segurança.

Além disso, a inovação é muito impulsionada por ambientes multidisciplinares. Por isso, é essencial estimular grupos de colaboradores capacitados e abertos a mudanças, que comuniquem-se bem entre os departamentos.

4. Organize as informações , defina regras de acesso e priorize a integridade dos dados

Organização, categorização e  taxonomias pré estabelecidas são cruciais para garantir a rastreabilidade dos registos.

Nesse contexto, boas políticas de gestão da informação devem ser estruturadas com regras de acesso, monitoramento e armazenamento.

Hoje, a computação em nuvem permite o armazenamento, uso e consumo das informações a partir de dispositivos conectados à internet e é uma das melhores opções para empresas, por facilitar o trabalho remoto, o registro do histórico de alterações e muito mais. 

Um ótimo exemplo é o  o G Suite, um serviço do Google que oferece um pacote integrado de apps seguros de colaboração e produtividade na nuvem para criação e armazenamento de informações.

5. Crie projetos e laboratórios de inovações 

Testar ideias antes de implementá-las reduz falhas. Promover projetos em sprints ou etapas permite alterações rápidas que corrigem problemas entre sistemas. 

Um laboratório para uso de tecnologias também propicia respeito a curva de aprendizado das novas tecnologias que estão hoje a serviço das empresas, como: inteligência artificial e internet das coisas.

Logo, isso garante um impacto positivo nas ações futuras e diminui o desconforto das equipes. Capacitar e engajar times é primordial para garantir a transformação digital. 

Resumidamente,  a gestão da informação para empresas possibilita uma inovação disruptiva, por meio do bom uso de dados, reduzindo riscos. Ela aumenta a autonomia de colaboradores e melhora a experiência de consumidores e parceiros de negócios. Comece hoje mesmo! Se você já aplica um desses passos em sua empresa, conte sua experiência nos comentários.

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