No dia-a-dia de uma empresa e entre a vivência de diversas áreas, gerenciar processos e ter uma visão clara do que deve ser executado pode ser um tarefa que exige muita atenção e organização.
Como uma forma de tornar visual e organizado cada um desses processos e tarefas, metodologias como a do Workflow permitem a visualização da amplitude da operação, bem como a ordem de execução de cada atividade.
Workflow: fluxo de trabalho
Numa tradução simples do inglês, workflow significa “fluxo de trabalho”.
Na prática, é o desenho do fluxo de processos e atividades pelo qual um projeto passa, até sua entrega.
Alguns elementos são fundamentais para a existência de um workflow completo:
- Agentes: as pessoas, equipes e departamentos que devem atuar nos processos;
- Tarefas: atividades realizadas para que o produto final da operação seja entregue;
- Evento inicial: o acontecimento que dá início ao workflow;
- Evento final: a última tarefa do fluxo de trabalho, ou seja, é a ação que encerra o workflow;
- Entradas: correspondem aos recursos e informações dos quais o workflow precisa para acontecer;
- Saídas: os produtos gerados durante o fluxo de trabalho;
- Bifurcações: ocasiões que, de acordo com o acontecimento-resposta, seguem direções diferentes dentro do workflow.
Na imagem abaixo, retirada do portal da Heflo, vemos esse funcionamento (e seus respectivos agentes) aplicado a uma compra online:
Como utilizar o workflow nos processos da minha empresa?
Com o desenho do fluxo de trabalho de uma empresa, todos os elementos do processo de entrega são visualizados de forma clara. Certamente isso, por si só, pode garantir mais eficiência e objetividade na hora de executar as tarefas propostas.
Além disso, o desenho do workflow é o primeiro passo para a automação de processos, visto que os mesmos precisam estar descritos de forma clara antes de serem “traduzidos” em um sistema de automatização.
O primeiro passo para criar o fluxo de trabalho da sua empresa, área ou departamento, é se certificar de conhecer bem os processos, suas possíveis “travas” e as bifurcações que possam existir no caminho.
Além disso, envolver a equipe que atua nesse processo ou entrega também garante que nenhuma atividade passe despercebida e deixe de entrar no fluxo. Não se esqueça: os “agentes” são uma parte importante do fluxo de trabalho.
Em segundo lugar, depois de conhecer a operação e envolver os agentes atuantes, vocês precisam decidir acerca de uma ferramenta para o desenho do fluxo. Continue a leitura para conhecer algumas:
Ferramentas para a criação de um workflow
Seu workflow pode estar desenhado em um quadro banco ao qual todos têm acesso. Também pode ser criado a partir de post its em uma parede ociosa do escritório. No entanto, a maneira mais simples e rápida de desenhar o fluxo de processos é a partir de uma ferramenta online.
Na MOB1, fazemos uso do Draw.io. A ferramenta permite o desenho de fluxogramas e, além disso, possui integração com o Google Drive e o One Drive. Entretanto, ela não é a única ferramenta disponível pra isso.
Abaixo, listamos outras plataformas que também permitem a criação de fluxos de trabalho:
- Etus
- Heflo
Fluxo de trabalho: gestão e ganho de eficiência
Por fim, a utilização de um fluxo de trabalho bem definido e claro pode garantir, além de processos mais organizados, ganho de tempo, rentabilidade e um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis na empresa.
Agora você já conhece os princípios do workflow como implementá-lo em sua empresa. Tem alguma dúvida sobre o tema de Gestão de Processos ou alguma iniciativa bacana para compartilhar? Deixe nos comentários!
